KSeF dla organizacji pozarządowych - bezpłatne szkolenie i praktyczne kroki

W Zabrzu nadchodzi moment, który zmieni sposób przyjmowania faktur przez fundacje, stowarzyszenia i OSP. Miasto wraz z Centrum Organizacji Pozarządowych zaprasza na spotkanie, które ma wyjaśnić, jak działa nowy system i jak uniknąć pułapek przy przejściu na e‑fakturowanie. To nie tylko obowiązek - to też okazja, by uporządkować finanse organizacji.

• Co naprawdę wprowadza KSeF i jakie niesie konsekwencje
• Szkolenie w Urzędzie Miejskim w Zabrzu - terminy i kto poprowadzi zajęcia
• Jak przygotować się krok po kroku - praktyczne porady dla organizacji

Co naprawdę wprowadza KSeF i jakie niesie konsekwencje

Od 1 lutego 2026 roku sektor pozarządowy zostanie objęty obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Oznacza to, że:

• faktura ustrukturyzowana wysłana przez kontrahenta za pośrednictwem KSeF jest uznawana za doręczoną nawet bez zalogowania się do systemu;
• brak dostępu do konta w KSeF lub nieuwzględnianie dokumentów może powodować opóźnienia w płatnościach oraz problemy formalne;
• jednocześnie system daje możliwość centralnego archiwum faktur i lepszej kontroli finansów.

Organizacje powinny pamiętać, że konta w KSeF są tworzone automatycznie dla każdego numeru NIP. To ważne — brak reakcji wtedy, gdy faktury są wysyłane drogą elektroniczną, nie zwalnia z odpowiedzialności za terminy ani za porządek dokumentów.

Szkolenie w Urzędzie Miejskim w Zabrzu - terminy i kto poprowadzi zajęcia

Szkolenie organizują Miasto Zabrze wraz z Centrum Organizacji Pozarządowych; zajęcia poprowadzą eksperci ze Śląskiej Krajowej Administracji Skarbowej. Spotkania odbędą się w dwóch terminach do wyboru:

• 4 lutego 2026 r., godz. 10:00
• 11 lutego 2026 r., godz. 10:00

Miejsce: Urząd Miejski w Zabrzu, ul. Powstańców Śląskich 5–7, sala 207. Udział jest bezpłatny. Organizatorzy zapowiadają podejście praktyczne - omówienie logowania, nadawania uprawnień i możliwych sposobów integracji z programami księgowymi.

Jak przygotować się krok po kroku - praktyczne porady dla organizacji

Na spotkaniu zostaną wyjaśnione formalne wymogi, ale warto już teraz podjąć konkretne działania:

• sprawdzić, czy dla organizacji istnieje konto w KSeF (konta tworzone są na numer NIP);
• wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za obsługę systemu i złożyć formularz ZAW‑FA;
• zdecydować o sposobie korzystania z systemu - bezpośrednio przez portal ksef.podatki.gov.pl lub poprzez program księgowy z integracją;
• upewnić się, że dostawcy i kontrahenci wysyłają faktury w formacie zgodnym z KSeF oraz ustawić wewnętrzne procedury odbioru i kontroli dokumentów;
• skonfigurować powiadomienia w systemie księgowym lub kalendarzu, aby szybciej reagować na nowe faktury i unikać opóźnień płatniczych.

Osobom prowadzącym finanse warto zwrócić uwagę na porządek w archiwizacji i na to, by dostęp do KSeF miał ktoś, kto faktycznie nadzoruje terminy płatności. Dzięki temu system może odciążyć organizację - mniej papieru, łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów i większa przejrzystość rozliczeń.

Podsumowując - obowiązek wprowadza presję czasową, ale szkolenie ma dać narzędzia praktyczne i pewność, że organizacja nie zostanie zaskoczona od lutego 2026 roku.

na podstawie: Urząd Miejski Zabrze.