Elektroniczny system rekrutacji jak działa?

Nazywany także elektronicznym asystentem rekrutacyjnym, platformą rekrutacyjną albo systemem ATS (ang. Applicant Tracking System). Każde z tych określeń dotyczy systemu rekrutacji pracowników; platformy, której celem jest usprawnienie i podniesienie efektywności procesu poszukiwania kandydatów do pracy. Jak działa system ATS? Wyjaśniamy!

Co to jest elektroniczny system rekrutacji?

Systemy rekrutacyjne cieszą się rosnącą popularnością. Coraz więcej firm aktywnie z nich korzysta, dzięki czemu wzrasta liczba samych platform dostępnych na rynku. Jedną z popularniejszych w Polsce jest dziś Elevato Software: https://www.elevatosoftware.com/ . Czym tak właściwie jest system ATS?

To prosta w obsłudze platforma, która początkowo służyła do skanowania i przechowywania aplikacji kandydatów w wersji elektronicznej. Dziś takie narzędzia znacznie się rozwinęły, a funkcje takie jak automatyczne raportowanie czy publikacja ogłoszeń na różnych portalach z poziomu platformy jest standardem. W dalszym ciągu można jednak powiedzieć, że głównym przeznaczeniem systemu rekrutacji jest tworzenie wygodnych baz kandydatów z tym że zdecydowanie bardziej funkcjonalnych niż dawniej.

Jakie możliwości daje elektroniczny system rekrutacji?

Zakres funkcji uzależniony jest oczywiście od konkretnej platformy. Wśród najciekawszych i zdecydowanie wartych uwagi wymienić jednak można:

• Dostęp do aplikacji spływających z różnych źródeł w jednym miejscu

Prowadzenie rekrutacji online znacznie zwiększa jej możliwości. Jedno ogłoszenie może zostać opublikowane w wielu miejscach, dzięki czemu rośnie szansa na znalezienie bardzo dobrego kandydata na dane stanowisko. Wiąże się to jednak ze znacznym wzrostem liczby aplikacji w stosunku do dawnej rekrutacji prowadzonej przy pomocy gazet czy kartek wywieszanych na drzwiach firmy. Ich przechowywanie i kategoryzowanie często sprawia kłopot; poszczególne informacje mogą się zagubić. Dodatkowym problemem są wymagania RODO dotyczące zgód, które musi wyrazić kandydat, by jego dane mogły być przetwarzane. Uporządkowana baza kandydatów, którą oferują elektroniczne systemy rekrutacji, umożliwia dodawanie tagów, notatek czy nawet ocen do poszczególnych CV i ich sprawne przeglądanie.

• Multiposting automatyczna publikacja ogłoszeń na różnych platformach

Z systemem do rekrutacji możliwe jest automatyczne opublikowanie tej samej oferty pracy na kilku portalach stricte ogłoszeniowych, a także w firmowym Intranecie czy nawet zakładkach Kariera na stronie internetowej i Facebooku przedsiębiorstwa. Dzięki temu rekruter nie tylko nie musi ręcznie wrzucać kilku lub kilkunastu anonsów, ale także ma możliwość dalszego zarządzania nimi wszystkimi również z jednego miejsca.

• Funkcjonalny kalendarz spotkań

Dzięki rozbudowanym systemom rekrutacyjnym rekruter może nie tylko zaznaczać zaplanowane i już odbyte spotkania w przejrzystym kalendarzu, ale także kategoryzować je kolorami lub innymi oznaczeniami. Co więcej, platforma może automatycznie wysyłać do kandydatów SMS-y przypominające o spotkaniu oraz integrować kalendarz z aplikacjami mobilnymi takimi jak Google Suite czy pakietem Office.

To tylko kilka z wielu niezwykle przydatnych funkcji udostępnianych przez elektroniczne systemy rekrutacji. Platformy mogą umożliwiać także prowadzenie videocalli z kandydatami, wygodne wykonywanie raportów dotyczących skuteczności poszczególnych źródeł aplikacji czy zaangażowania rekruterów, poprawiać komunikację w zespole, z kandydatami oraz biznesem i umożliwiać sprawne dokonywanie analizy KPI. Ich możliwości są tak szerokie, że najlepiej jest po prostu sprawdzić je samodzielne umawiając się na przetestowanie funkcjonalności z kilkoma dostawcami!