Szkolenie KSeF dla organizacji - Urząd Miejski w Zabrzu zaprasza

W Zabrzu organizacje pozarządowe szykują się na zmianę, która w lutym obejmie cały sektor. Podczas spotkania w ratuszu zaprezentowane zostaną praktyczne rozwiązania obsługi Krajowego Systemu e-Faktur - od dostępu do konta po integrację z programami księgowymi. To będzie okazja, by uporządkować dokumenty zanim nowe zasady zaczną obowiązywać.

• KSeF w praktyce - co naprawdę zmienia się w rozliczeniach organizacji
• Jak Zabrze przygotowuje organizacje przed lutowym obowiązkiem

KSeF w praktyce - co naprawdę zmienia się w rozliczeniach organizacji

Od 1 lutego 2026 roku faktury ustrukturyzowane będą trafiać do odbiorców właśnie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). W praktyce oznacza to, że dokument wysłany przez kontrahenta za pośrednictwem systemu jest uznawany za doręczony - nawet jeśli nikt nie zaloguje się na konto. To może przyspieszyć obieg dokumentów, ale też wymaga przygotowania organizacji, by uniknąć formalnych kłopotów i opóźnień w płatnościach.

Najważniejsze konsekwencje i zadania do wykonania:

• organizacje z numerem NIP powinny sprawdzić, czy mają aktywne konto w systemie - konta są tworzone automatycznie dla numeru NIP;
• należy wyznaczyć osobę uprawnioną do obsługi KSeF - procedura odbywa się przez formularz ZAW-FA;
• trzeba zdecydować o sposobie korzystania z systemu - bezpośrednio na stronie ksef.podatki.gov.pl lub przez program księgowy z integracją;
• brak dostępu lub nieuwaga przy odbiorze faktury może skutkować opóźnieniami w płatnościach i problemami formalnymi;
• jednocześnie KSeF to szansa na centralne archiwum faktur i lepszą kontrolę finansów organizacji.

Szkolenie poprowadzą przedstawiciele Śląskiej Krajowej Administracji Skarbowej, którzy przedstawią obsługę systemu w sposób praktyczny i zrozumiały.

Jak Zabrze przygotowuje organizacje przed lutowym obowiązkiem

Urząd Miejski w Zabrzu wraz z Centrum Organizacji Pozarządowych zaproponował bezpłatne spotkania, podczas których omówione zostaną kroki przygotowawcze i najczęstsze problemy praktyczne. Organizatorzy podkreślają, że szkolenie jest skierowane do fundacji, stowarzyszeń, Ochotniczych Straży Pożarnych, klubów sportowych oraz wszystkich NGO posiadających NIP.

Terminy i miejsce - wybór jednego z dwóch spotkań:

• 4 lutego 2026 r., godz. 10:00
• 11 lutego 2026 r., godz. 10:00
• Miejsce: Urząd Miejski w Zabrzu, ul. Powstańców Śląskich 5–7, sala 207
• Udział jest bezpłatny.

Organizatorzy zapowiedzieli, że program skoncentruje się na użytecznych wskazówkach - od logowania i nadawania uprawnień po integrację z programami księgowymi i sposoby archiwizacji.

W praktyce - kilkanaście sugestii, które warto wdrożyć od zaraz Przedstawiciele organizacji powinni przede wszystkim wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za odbiór faktur i wprowadzić wewnętrzną procedurę obsługi dokumentów elektronicznych. Warto też:

• sprawdzić dostęp do konta KSeF i ustawić regularne powiadomienia o nowych dokumentach;
• przetestować połączenie między używanym programem księgowym a KSeF lub zaplanować sposób ręcznego pobierania faktur;
• uporządkować archiwum faktur i przydzielić miejsce do przechowywania kopii dla potrzeb kontroli i ewentualnych rozliczeń;
• zadbać o instrukcję dla wolontariuszy i pracowników, którzy będą obsługiwać system.

Dzięki takim krokom organizacje mogą zmniejszyć ryzyko przestojów w płatnościach i skorzystać z centralizacji dokumentów jako narzędzia porządkującego finanse.

na podstawie: Urząd Miejski Zabrze.